• Интернет-магазин
  • Поиск
  • База знаний
  • Язык
Проблемы управления бизнесом и облачные решения Сколько стоят Решения для автоматизации управления бизнесом?

Система электронного документооборота:

Решение
Документооборот ИС aviscloud

Первая система электронного документооборота на SharePoint.

СЭД в облаке - это структурирование всей информации, накопленной в организации, размещение ее в надежном месте и защита от любых угроз! Это организация электронного документооборота с помощью типовых рабочих процессов и форм, контроль маршрутов и сроков обработки документов.

Внедрение СЭД - ключ к эффективности бизнеса.

Что такое система электронного документооборота ИС Aviscloud?

Информационная система Aviscloud - первая система электронного документооборота (СЭД), построенная на основе интеграции самых передовых облачных технологий и платформы Microsoft SharePoint 2013.

Благодаря этому решению ваша организация, независимо от ее размеров и зрелости, получает мощный инструмент, цель применения которого - организация электронного документооборота. Вместе с ростом вашей компании органично будет расти и ее информационное пространство.

Информационная система документооборота aviscloud - настоящая "прививка от болезней роста"!

Вот некоторые возможности этого решения:

  • Документооборот вашей организации унифицирован. Документы хранятся в электронном виде в одном месте - в облаке.
  • Все документы доступны из любой точки и максимально защищены от несанкционированного доступа.
  • Все приложения для управления документами работают на любых устройствах. Доступ выполняется по одной учетной записи.
  • Согласование и утверждение документа в системе выполняется одновременно всеми ответственными в электронной форме. Всегда известен статус документа.
  • Процессы внутреннего документооборота (согласование приказов, оформление командировок), полностью автоматизированы.
  • На любое устройство можно получать уведомление об изменении документа.
  • Задачи по обработке электронных документов с помощью системы можно назначать сотрудникам с контролем сроков их исполнения системой.
  • С помощью корпоративного портала можно обмениваться информацией с коллегами, партнерами и клиентами.

Разработку оптимальной бизнес-модели документооборота, автоматизацию бизнес-процессов и внедрение системы электронного документооборота на вашем предприятии, где бы оно не находилось, выполнят наши специалисты из представительств в городах: Москва, Екатеринбург, Челябинск, Тюмень, Пермь, Ижевск, Чайковский.

Как работает система электронного документооборота ИС Aviscloud?

Информационная система электронного документооборота Aviscloud включает следующие разделы, отображаемые на главной странице:

  • Основные разделы работы с документами и данными: Документы, Контрагенты, Центр поиска;
  • Текущие задачи – задачи, созданные пользователем системы или назначенные ему;
  • Информеры- для быстрого доступа к текущим данным пользователя;
  • Календарь - информация о мероприятиях пользователя;
  • Сотрудники - информация о действующих сотрудниках и видах коммуникаций с ними.

Раздел Документы - основной раздел системы электронного документооборота компании. С помощью него система производит регистрацию входящих и исходящих документов; подготовку, согласование и утверждение договоров и внутренних документов (приказов, комплектов документов для командировок и пр.).

Для каждого документа, кроме основных реквизитов, в СЭД на Sharepoint содержится информация о прикрепленных к нему файлах, созданных по этому документу задачах и связанных с ним других документах. Без интегрирования этой информации внедрение электронного документооборота компании невозможно.

Жизненный цикл документа в схеме любого документооборота включает этапы его создания, согласования, утверждения, подписания и действия. Организация электронного документооборота, кроме компьютеризации этих этапов, предполагает и автоматический контроль статуса документа. Поэтому для выполнения любого этапа сотрудником создается соответствующая задача, изменяющая статус документа системы: на согласовании, на утверждении и др. У руководителя всегда есть возможность узнать текущий электронный статус документа системы и в разделе Текущие задачи проконтролировать сроки выполнения его электронной обработки.

В системе электронного документооборота Aviscloud реализованы важные сервисы уведомлений. Подписавшись на сервис уведомлений об изменениях в соответствующем документе системы, вы можете получать уведомления на любое устройство, в том числе мобильное. Уведомления об окончании действия документа наиболее важны для разрешительных документов компании, например, лицензий.

Раздел Центр поиска программы СЭД содержит инструменты для поиска по контексту и атрибутам и обеспечивает высокую релевантность (соответствие запросам) поиска по всей электронной базе с возможностью уточнения запросов.

Все разделы программы электронного документооборота взаимосвязаны друг с другом. Из записей одного раздела можно перейти в записи другого по ключевым полям. Например, из записей о задачах, связанных с электронными договорами, можно одним кликом перейти в карточки договоров.

В Информационной системе Aviscloud разработан удобный сервис для формирования, согласования и утверждения внутренних документов компании. Например, после утверждения приказа на командировку по уже введенным данным автоматически формируются печатные формы командировочного удостоверения и задания на командировку. Также автоматически назначаются задачи согласования расходов, бронирования гостиницы и билетов.

Система, как СЭД на базе SharePoint, позволяет организовать и вести корпоративный портал. Создав такой портал, вы сможете обмениваться электронными документами с коллегами, управлять проектами совместно с партнерами и публиковать информацию для клиентов компании. Вы также можете получать уведомления обо всех изменениях в электронных документах, в том числе и на мобильные устройства. А такой удобный инструмент, как встроенная записная книжка OneNote, позволяет структурированно записывать информацию, которую раньше вы писали на листочках (и, естественно, теряли) и проводить совместные совещания.

В ИС Aviscloud есть удобное облачное хранилище и для личных документов OneDrive Pro, что практически не встречается в подобных системах. Электронный документ, помещенный в OneDrive, становится доступным вам из любого места и с любого устройства. Личные документы легко переводятся в разряд доступных ограниченному (или неограниченному) кругу лиц. Уведомления об изменениях в документах могут рассылаться системой на любые устройства, например, в Канале новостей.

Электронный документооборот компании немыслим без учета мобильного использования такого инструментария. Поэтому все возможности программы электронного документооборота доступны и на мобильных устройствах смартфонах и планшетах - в любом месте, где бы вы не находились.

Информеры
Календарь
Документы
Центр поиска
Cозданные пользователем
Назначенные ему
Информация
Cтатус документа
Командировку
Записная книжка OneNote

Cистема электронного документооборота ИС Aviscloud: технологии и продукты

Информационная система электронноного документооборота Aviscloud базируется на облачных технологиях - когда вся информация хранится и обрабатывается в "облаке", расположенном в центре обработки данных (ЦОД).

Для реализации СЭД Электронный документооборот в облаке Информационного центра АВИС развернута платформа Microsoft SharePoint Server 2013.

При использовании самого передового принципа «Приложения как сервис» (Software as a service – SaaS) в ЦОДе располагаются все ваши данные, системные программы, платформы и даже приложения, которые вы «арендуете» для использования на своем устройстве.

Вы можете начать внедрение СЭД - Информационной системы Aviscloud в публичном облаке, разделяя ресурсы с другими пользователями. Можете использовать свое частное облако. Можете даже организовать собственный ЦОД по технологии aviscloud.

При желании вы можете разделить сервисы и приоритеты программы СЭД между ИС aviscloud и Microsoft Office 365. Можете также соединить в вашем решении разные варианты облаков.

Но какое бы решение по внедрению системы электронного документооборота вы не приняли, вашей единственной заботой останется только работоспособность вашего компьютера, планшета или смартфона. Остальное - за Информационным центром АВИС.

Функциональные преимущества системы электронного документооборота ИС Aviscloud

Эффективность использования рабочего времени - за счет электронного документооборота, стандартизации рабочих процессов и форм.

Мобильность благодаря возможности доступа ко всей информации и функционалу управления документами из любого места и любого устройства.

Экономичность документооборота – за счет сокращения внутрипроизводственных затрат (материалы и устройства печати, сканеры и пр.).

Доступность - благодаря простоте освоения, подключения и применения системы электронного документооборота.

Безопасность – за счет защиты документов на всех уровнях и обеспечения конфиденциальности документооборота.

Преимущества системы электронного документооборота ИС Aviscloud в облаке

Внедрение системы электронного документооборота с использованием облачных технологий представляет качественно новый уровень оптимизации затрат вашей компании на эту сферу деятельности:

Экономия капиталовложений. Для разворачивания системы управления документооборотом на базе собственного ЦОД необходимы: закупка дорогостоящего оборудования и программного обеспечения, подготовка площадей и привлечение высокооплачиваемых специалистов. Заказав облачные сервисы aviscloud, вы получите полномасштабный электронный документооборот предприятия за небольшую абонентскую плату.

Масштабируемость и минимизация рисков. При расширении штата вашего предприятия вам придется докупать оборудование и лицензии на программное обеспечение системы электронного документооборота. При сокращении его - решать проблему реализации лишнего оборудования. Облачные сервисы aviscloud позволяют в любое время наращивать или уменьшать количество абонентов. При желании вы можете полностью отказаться от услуги без всяких потерь.

Минимизация стоимости владения. Для обеспечения надежного функционирования собственной системы управления документооборотом необходимы высоконадежные серверы, каналы передачи данных и источники питания с обязательным резервированием. А также постоянный мониторинг системы, ремонт и замена вышедшего из строя оборудования. При использовании облачных сервисов aviscloud все эти затраты и мероприятия выполняет Информационный центр АВИС.

Почему АВИС?

Информационный центр АВИС это:

  • собственный ЦОД с мощной серверной инфраструктурой для реализации облачных решений и два независимых канала передачи данных;
  • новейшее программное и серверное обеспечение;
  • современная база знаний в области ИТ-инноваций в бизнесе;
  • регулярные исследования практики внедрения инновационных ИТ-решений в разных регионах России;
  • команда сертифицированных специалистов Microsoft и менеджеров с квалификацией МВА.

С самого основания Информационный центр АВИС ориентирован на разработку инновационных ИТ-решений на базе облачных технологий.

Многолетний уникальный опыт внедрения таких решений в разных регионах России позволяет реализовать самые смелые амбиции любых компаний в любой стадии роста бизнеса!